Jõulukingid mitmesse Euroopa riiki: tarneajad ja tähtajad

Ühte kontorisse jõulukingi tellimine on lihtne ülesanne. Sada kinki, üks aadress, üks tarnepäev. Sama sada kinki kaheksas riigis on hoopis teine projekt, ja selle raskuskese ei ole kingituse valikul — see on aadressides, pakendis ja kalendris.

See artikkel käib läbi, mis mitme riigi puhul tegelikult aega võtab, millal tuleb otsused langetada ja millised tooted saatmise üle elavad.

Otsus langeb septembris

Arvesta tagurpidi sellest päevast, mil kingitus peab saaja käes olema.

• Kingitus saaja käes — detsembri keskpaik. Kingitus, mis jõuab kohale jõulude ja aastavahetuse vahel, satub tühja kontorisse.
• Kaup sinu juures või partneri laos — novembri lõpp. Vaja on aega ümberpakkimiseks, kaartide lisamiseks ja saajate kaupa sorteerimiseks.
• Tootmine ja trükk — neli kuni kuus nädalat enne seda. Sügisel on see samm kõige venivam, sest kogu turg trükib korraga.
• Kujunduse kinnitamine — kaks nädalat enne tootmist. Arvesta kahe korrektuuriringiga.
• Otsus toote ja eelarve kohta — september.

Rahvusvahelise saatelehe puhul lisandub veel üks samm, mida ühe kontori projektis ei ole: aadresside kogumine. See võtab reeglina kauem kui keegi planeerib, ja just see samm lõhub kõige sagedamini tähtaja. Alusta aadresside kogumist samal nädalal, kui tellimuse esitad — mitte siis, kui kaup on juba laos.

Miks tootmine Euroopa Liidus asja lihtsamaks teeb

Kui tooted valmivad Euroopa Liidus, liiguvad need iga liikmesriiki tavalise sisemaise saadetisena. Ei ole tollivormistust, ei ole impordikäibemaksu ega ettearvamatut piiriootamist.

Detsembris on see vahe eriti terav. Tollis kinni jäänud saadetis ei jõua enne pühi kohale, ja kingitusega, mis jõuab jaanuaris, ei ole enam midagi peale hakata. Kui aga tooted on Liidus juba vabas ringluses, on ainus muutuja kullerivõrgu kiirus.

Väljaspool Euroopa Liitu asuvate saajate puhul — näiteks Ühendkuningriigis, Norras või Šveitsis — kehtivad tolliprotseduurid. Neid aadresse tasub käsitleda eraldi grupina ja saata varem kui ülejäänud.

Vali tooted, mis saatmise üle elavad

Mitme aadressi puhul muutuvad toote füüsilised omadused tähtsamaks kui ühe kontori puhul.

Kaal ja maht määravad saatekulu. Sada raskemat kingitust sajale aadressile võib saatmises maksta rohkem kui kingitused ise. Tekstiilid ja pleedid on siin hea näide — need on kerged, pehmed ja pakendis kompaktsed, ning nendega ei juhtu transpordis midagi. Näiteks pleed Kira mahub tavalisse pakiautomaadi kappi.

Purunevad esemed nõuavad rohkem pakendit. Tassid ja kruusid on populaarne jõulukingitus ja töötavad hästi, aga arvesta, et iga tass vajab omaette kaitsepakendit. See lisab kaalu, mahtu ja tööd.

Suurused on riskikoht. Riided nõuavad iga saaja käest eraldi suuruse küsimist, ja see on veel üks kogumisvoor lisaks aadressidele. Kui saajate nimekiri on pikk, on ühes suuruses toode oluliselt lihtsam.

Valmis komplektid vähendavad tööd. Kingikomplektid ja jõulukingid töötajatele on kokku pandud nii, et sa ei pea ise eri tooteid kokku sobitama ega pakendama.

Pakend on osa kingitusest

Kui kingitus saabub postiga, siis pakend ongi esimene mulje — vastuvõtjat ei ole kohal, kes seda üle annaks.

Kaks praktilist asja. Esiteks, kingituste pakend peab taluma kullerivõrku, mitte ainult hea välja nägema kontorilaual. Teiseks, lisa igasse pakki nimeline kaart. Kingitus ilma sõnumita jõuab kohale kui reklaamsaadetis, mitte kui tähelepanu. Piisab paarist reast ja saatja nimest — oluline on, et saaja teaks kohe, kellelt pakk tuli ja miks. Ilma selleta jääb ka hästi valitud kingitus anonüümseks.

Kui oled ajakavast maas

Novembris tellimine ei ole veel lootusetu, aga valikuruum kitseneb.

1. Vali laotoode trükitud pakendiga. Pakendi trükkimine on kiirem kui toote enda kaunistamine.
2. Vähenda trükivärvide arvu. Iga lisavärv on omaette samm.
3. Saada kõik ühte aadressi ja jaga edasi kohapeal.
4. Nihuta kingitus aastavahetusele. Jaanuari esimesel nädalal saabuv kingitus paistab tühjas postkastis rohkem silma kui detsembri lõpu kingituste hulgas.

Eelarve jagamine ja koguse planeerimine

Mitme riigi puhul jaguneb eelarve kolmeks, ja saatekulu on neist kõige sagedamini alahinnatud osa.

• Kingitus ise võtab tavaliselt umbes poole eelarvest.
• Pakend ja isikupärastamine — kaart, kinkekott, ümberpakkimine — kulutab tüüpiliselt viiendiku.
• Saatmine sööb ülejäänu, ja mida rohkem aadresse, seda suurem on see osa. Sada eraldi saadetist maksab kordades rohkem kui üks pall sama kaubaga ühte kontorisse.

Kui eelarve on kitsas, tasub saata kingitused riikide kaupa kontoritesse ja jagada kohapeal. See üks otsus muudab saatekulu rohkem kui ükski toote valik.

Koguse planeerimisel arvesta varuga. Osa aadresse on vigased, mõni pakk kaob teel ja mõni uus töötaja alustab detsembris. Viis kuni kümme protsenti lisakogust hoiab ära olukorra, kus keegi jääb ainsana ilma.

Mida saata pakkumist küsides

Pakkumine tuleb kiiremini ja täpsemini, kui saadad kohe kaasa neli asja:

• saajate arv ja riigid, kus nad asuvad;
• kuupäev, mil kingitus peab saaja käes olema;
• logo vektorkujul koos brändivärvidega;
• kas saadetis läheb ühte aadressi või igale saajale eraldi.

Need neli määravad ära nii hinna kui ka selle, kas ajakava üldse kannab. Ilma nendeta on iga pakkumine oletus, mida tuleb hiljem ümber teha.

Kokkuvõte

Mitme riigi jõulukingi projekti kitsaskoht ei ole eelarve ega toote valik — see on kalender ja aadresside kogumine. Otsusta septembris, kinnita kujundus oktoobri alguses, kogu aadressid paralleelselt tootmisega ja lepi tarne kokku novembri lõppu.

Vaata kogu tootevalikut või võta ühendust — kirjuta saajate arv, riigid ja kuupäev, mil kingitus peab kohal olema, ning ütleme kohe, kas ajakava veel kannab.