Ürituse logotoode peaks sobima hetke, mil osaleja selle kätte saab. Messil päev otsa ringi liikuv inimene hindab teistsugust kingitust kui töötaja, kes tuleb kahepäevasele tiimiüritusele. Õige valiku tegemiseks tasub esmalt läbi käia osaleja päev: saabumine, registreerimine, tegevused, pausid ja kojuminek. Nii selgub, kas vaja on nähtavat meeskonnarõivast, praktilist kandekotti või pikemaks kasutuseks mõeldud kingitust.

Selles juhendis keskendume valiku põhjendamisele ja tellimuse ettevalmistamisele. Meenevabriku kataloogis olevad näited aitavad otsuseid võrrelda. Ükski toode ei muutu sobivaks ainult seetõttu, et sellele saab logo lisada; tähtis on ka see, mida osaleja sellega üritusel ja pärast seda teeb.

Seo toode ühe konkreetse ülesandega

Messimeeskonna rõivas aitab külastajal töötaja ära tunda. Osalejakott koondab materjalid ühte kohta. Joogipudel võib toetada päeva jooksul vee joomist, kui kohapeal on olemas täitmisvõimalus. Need on erinevad ülesanded ja nende jaoks ei pea tellima ühesugust toodet. Pane iga soovitud eseme kõrvale üks lühike kasutuspõhjus.

Kui põhjuseks jääb ainult „et midagi jagada”, tasub valik uuesti üle vaadata. Võib-olla vajab üritus vähem esemeid, kuid paremat jagamise korraldust. Näiteks ühe sobiva koti tellimine võib olla kasulikum kui mitu eraldi pakendatud väikest meenet, mida osaleja peab päeva jooksul käes kandma. Mõtle ka sellele, kas inimesed saabuvad autoga või liiguvad ühistranspordiga.

Läbipaistva kandekoti näiteks on Brunate PP ostukott. Sellel on pikad värvilised polüestersangad ja lõõts; materjali grammatuur on 110 g/m². Enne tellimist võrdle koti mõõte jagatavate materjalidega. Läbipaistvus võib olla kujunduslik eelis, kuid kõikide dokumentide või isiklike esemete puhul ei pruugi see sobida.

Rõivaste juures alusta suurustest ja proovist

Kui üritusel on vaja ühist riietust, vali esmalt kasutusele sobiv lõige ja materjal. Siseruumides toimuv seminar, väljas korraldatav võistlus ja messiboks esitavad erinevaid nõudmisi. Adult T-Shirt Hearvin on üks kataloogis olevatest särkidest, mida saab valikusse võtta. Selle sobivus tuleb hinnata konkreetse meeskonna ja ürituse järgi.

Ära telli suurusi universaalse protsenditabeli järgi, kui osalejad on teada. Kogu nende valikud konkreetse mudeli mõõdutabeli alusel. Sama suuruse tähis võib eri lõigete puhul tähendada erinevat istuvust. Näidis või proovikomplekt annab parema aluse kui oletus, et tavapärane M sobib kõigile M-suuruse kandjatele.

Jäta vajaduse korral varu, kuid vali selle suurused teadaoleva nimekirja põhjal. Pane kirja, kuidas toimub kohapealne vahetamine ja kuhu lähevad allesjäänud rõivad. Logo asukohta vaata nii väiksema kui ka suurema suuruse peal. Üks kujunduse mõõt võib vajada kohandamist, et tulemus oleks kogu tellimuses visuaalselt tasakaalus.

Arvesta ilma, transporti ja osaleja käsi

Välisürituse kingitust hinnates mõtle läbi ilma mõju. Vihmavarju puhul loevad avamine, kokkupandud mõõt ja hoidmine pärast kasutamist. R-PET minivihmavari avaneb ja sulgub automaatselt ning sellel on bambusest käepide ja sobiv kott. See on üks kandidaat liikuvale osalejale, kuid kontrolli näidisel, kas suurus vastab ootusele.

Kui päev sisaldab palju jalutamist, võib väiksem ja lihtsamini kantav ese olla mugavam kui suurem kingikomplekt. Mõtle, millal kingitus üle anda. Saabumisel jagatav karp peab osalejaga kogu päeva kaasa liikuma. Lahkumisel üle antav ese võib aga vajada hoiuruumi, eraldi jagamiskohta ja selget märgistust, et kellelegi ei jääks kingitus kätte saamata.

Korduvkasutatava pudeli valikul kontrolli ürituskoha reegleid ja täitmispunkte. 500 ml alumiiniumist spordipudel karabiiniga annab võrdluseks väiksema mahu ja kinnitusaasaga mudeli. Karabiini olemasolu ei kinnita selle sobivust ronimiseks ega raskuste kandmiseks. Kingituse kasutusjuhis peab vastama toote tegelikule otstarbele.

Võrdle valmis lahenduse kogukulu

Pakkumiste võrdlemisel pane kõrvuti sama sisuga read. Toote hind, logo teostus, ettevalmistus, pakendamine ja transport võivad olla eraldi arvestatud. Kahe pakkumise odavam ühikuhind ei tähenda automaatselt väiksemat kogukulu. Küsi vajaduse korral lahti, millised tööd on hinna sees ja millised lisanduvad.

Miinimumkogus sõltub mudelist ja valitud teostusest. Ära arvesta, et kõikide üritustoodete tellimine algab sajast või viiesajast tükist. Samuti ei ole suurem kogus iseenesest lubadus allahindluseks. Kui kaalud mitut kogust, palu nende kohta võrreldavad pakkumised ning otsusta tegeliku vajaduse ja lõppsumma järgi.

Tarneaeg tuleb kinnitada koos laoseisu, kujunduse ning tootmistööga. Planeeri aega ka sisemiseks kooskõlastamiseks. Kui tellimuse kinnitab teine inimene, saada talle tootekood, värv, mõõdud, kujundus ja lõplik kogus ühe tervikuna. Eraldi vestlustesse hajunud otsused muudavad parandused aeglasemaks ja suurendavad eksimise võimalust.

Kui üritusel on partnerite logod, lepi nende järjekord ja suurussuhted kokku enne kujunduse lõplikku kinnitamist. Sama fail peaks jõudma nii tellimuse kinnitajale kui ka tootmisele. Kontrolli, et kasutusel oleks õige keeleversioon ning ajakohane kuupäev. Pärast kinnitamist saadetud lisalogo võib muuta nii trükiala kui ka tööde ajakava.

Valmista ette jagamine ja järgmise ürituse õppetunnid

Koosta enne tellimist lihtne tabel: toode, saajate rühm, kogus, värv või suurus, jagamise koht ja vastutaja. Märgi eraldi esemed, mis lähevad lavale, töötajatele või osalejatele. Kui kogu kaup saabub ühte lattu, lase kastid märgistada jagamise loogika järgi. See vähendab kohapealset sorteerimist.

Saabunud kaup kontrolli üle enne ürituse hommikut. Võrdle koguseid tellimusega ja vaata kujundust mõnel tootel eri kastidest. Rõivaste puhul kontrolli ka suuruste jaotust. Väike ajavaru annab võimaluse puudujäägile reageerida; viimasel hetkel avatud kast võib muuta ka lihtsa vea keeruliseks.

Pärast üritust märgi üles, kui palju tooteid jagati ja mis jäi alles. Küsi korraldusmeeskonnalt, milline ese aitas päeva sujuvamaks teha ning milline tekitas lisatööd. Hoia alles fotod kinnitatud kujundusest ja mudelite koodid. Järgmise sündmuse tellimus saab siis lähtuda tegelikust kogemusest, mitte samast üldisest nimekirjast, mida kasutatakse igal aastal muutmata kujul.